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Der Jahresabschluss steht vor der Tür
Teil 1: Inventur

Die Pflicht und ihre Varianten

Bekanntlich stellt jeder Kaufmann im Rahmen seiner Buchführungspflicht das Inventar seines Unternehmens zusammen, wenn er sein Unternehmen gründet bzw. übernimmt, wenn er es schließt und wenn er das Geschäftsjahr abschließt. Das Inventar besteht aus einer Auflistung aller Vermögenswerte und Schulden, der eine Inventur vorausgeht.

Forderungen und Verbindlichkeiten werden durch Buchinventur aufgenommen. Dazu sind Saldenbestätigungen, die Kunden und Lieferanten zum Bilanzstichtag zugesandt und gegengezeichnet eingesammelt werden das geeignete Nachweismittel. Bankschulden werden durch Bankauszüge zum Jahresultimo nachgewiesen.

Gegenstände des Anlagevermögens sind durch Anlageninventur aufzunehmen, die jeder Unternehmer heutzutage einem elektronischen Anlagenregister entnimmt. Ein solches Register enthält für jedes Anlagegut die Kalenderdaten für Anschaffung sowie Abgang und Angaben über Anschaffungs- und Herstellungskosten sowie Nutzungsdauer des Anlagegutes.

Die körperliche Bestandsaufnahme ist gefordert bei Vorräten des Umlaufvermögens, demnach also Rohstoffen, Handelswaren, halbfertigen Produkten, Fertigprodukten sowie allen Hilfs- und Betriebsstoffen wie Treibstoff, Kühlwasser und Schmierstoffen. Von der Pflicht, all diese Gegenstände und Massen durch Wiegen, Messen, Zählen aufzunehmen ist der Kaufmann nur befreit, wenn dies unzumutbar ist, wie Beispiele von Schüttgut auf Halde zeigen. Dann ist der Bestand zu schätzen.

Nicht nur wie, sondern auch wann

Nun wird es nicht viele Unternehmen geben, die sich ein betriebsweites Anhalten aller Produktionsvorgänge sowie An- und Auslieferungen zum Bilanzstichtag leisten können. Wer seine Kunden erfolgreich bedient, darf sein wertvolles Geschäft nicht mit Pflichten des Jahresabschlusses belasten.

Deshalb ist es möglich, die körperliche Bestandsaufnahme als Stichtagsinventur in einem Zeitfenster von bis zu zehn Tagen vor und nach dem eigentlichen Bilanzstichtag zu erledigen. Wenn auch dies noch zu eng ist, kann eine verlegte Inventur durchführen, die bis zu drei Monate vor und bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag möglich ist. Damit wird die Inventur des 31.12. eines Jahres in der Zeit vom 01.10. desselben bis zum 28.02. des folgenden Jahres toleriert.

Falls auch das nicht praktikabel erscheint, kann all dies durch eine permanente Inventur ersetzt werden. Diese in Produktionsunternehmen eher seltene Vorgehensweise stellt erhöhte Anforderungen an die Qualität der Lagerbuchhaltung, denn Belege über Zu- und Abgänge von Vorräten sind hier stets sehr zeitnah zu erfassen und (noch) systematischer aufzubewahren. Im Einzelhandel ist die permanente Inventur eher üblich, denn sie trägt dazu bei, Schwund früh zu erkennen und Folgeschäden zu vermeiden.

Immer an das Ergebnis denken

In Ihrer unternehmerischen Praxis sollte es Ihnen immer auch darum gehen, welche Auswirkungen die Inventur auf das Jahresergebnis Ihres Unternehmens hat. Es führt kein Weg daran vorbei, Verbindlichkeiten zum Rückzahlungsbetrag anzusetzen. Forderungen hingegen unterliegen kaufmännisch vorsichtigen Überlegungen über Werthaltigkeit. Je nach ihrer (Über-) Fälligkeit sind sie abzuschreiben bis hin zu 100 %. Daneben sind Ihre Forderungen der Pauschalwertberichtigung zu unterwerfen, die je nach Ort der Kunden (Inland, Ausland, Westen, Osten, Süden) mit unterschiedlichen Prozentsätzen zulässig ist.

Auch das Anlagevermögen fordert zum Überdenken bestehender Wertansätze auf. Die Nutzungsdauer von Produktionsanlagen und damit ihre Abschreibungen, also ihre Auswirkung auf den aktuellen Gewinn, sind im Auge zu behalten. Dies gilt in noch stärkerem Maße für Güter des immateriellen Anlagevermögens wie Software, Rechte und Patente. Wir regen an, sich die eigene Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nicht nur nach einer Inventur, sondern auch vor und während der Inventur vor Augen zu halten.

Kooperationen im Auge behalten

Zu unserer modernen Arbeitswelt gehört es, Kunden durch ein Mehr an Dienstleistungen rund um das eigentliche Geschäft zu binden. Deshalb unterhalten viele produzierende Unternehmen heute Konsignationslager in Räumlichkeiten ihrer Kunden. Sie decken ihren Materialbedarf aus dem Konsignationslager und melden diesen Verbrauch dann dem betreffenden Lieferanten, damit er ihn in Rechnung stellen kann.

Die Praxis zeigt, dass es durchaus üblich ist, diesen Verbrauch erst zum Ende eines Produktionsvorgangs zu melden, da er häufig auch dann erst genau feststeht. Für den Kunden entstehen hier ein Zeitvorteile und damit auch Vorteile der Finanzierung. Es hat zugleich zur Folge, dass der Konsignationslagerbestand aus Sicht des Lieferanten stets schwer festzustellen ist und dass die Information über den Verbrauch an Ware oft zu spät eintrifft. Häufig betrifft der für den Vormonat berichtete Verbrauch in Wahrheit den Monat vor dem Vormonat. Wir raten dazu, Konsignationslager hin und wieder während des Jahres aufzusuchen und den Bestand an Ware vor Ort zu prüfen und ebenso vor Ort deren zwischenzeitlichen Verbrauch nachzuvollziehen.

Daneben gehört es zu unserer heutigen Welt auch, Kundennähe und Liefertreue durch Zwischenlagerung zu gewährleisten. Diese erfolgt in Lagerhäusern von Speditionen und anderen Dienstleistern, in denen Raumkapazitäten gemietet werden. Die Inventur dieser Außenplätze sollte stets auch dazu genutzt werden, das aktuelle Vertragsverhältnis mit dem betreffenden Dienstleister zu überprüfen. Stimmt die Anzahl der gemieteten Palettenplätze mit dem aktuellen Bedarf überein? Sind die vereinbarten Gebühren für Handling und Versicherung noch wettbewerbsgerecht? Kein Preis ist so schlecht, dass man nicht darüber sprechen könnte.

Unser Angebot

Wir geben Ihnen an dieser Stelle keine endgültigen Antworten auf die im Zusammenhang mit der Inventur entstehenden Fragen. Nur der praxisrelevante Erfahrungsaustausch unter Unternehmern wird Ihnen helfen, die besten Entscheidungen zu treffen. Diesen Erfahrungsaustausch bietet den Unternehmern das Netzwerk Deutscher Arbeitgeber Verband e.V., das all diejenigen miteinander verbindet, die ihr Unternehmen auch in Zukunft weiter erfolgreich führen werden.

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06. Januar 2016